Saltar al contenido

Qué son los documentos comerciales

¿Qué son los documentos comerciales? A diario nos encontramos frente a ellos quizá sin considerarlos como tal. Se trata de todos los comprobantes extendidos por escrito que indican con claridad las operaciones realizadas en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley. Por ello también se los llama documentos mercantiles, además de comerciales.

Tipos de documentos comerciales

Útiles para indicar cuestiones económicas puntuales y movimientos de dinero específicas, la principal función que cumplen los documentos comerciales son las siguientes:

  • Allí se establece la relación jurídica entre las partes que intervienen en una operación específica, implicando derechos y obligaciones de ambos lados.
  • Se conciben como un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio.
  • Forman parte de los elementos fundamentales para contabilización de esas operaciones a realizar.
  • Sirven de ayuda para llevar un control de las operaciones que desarrolla una empresa o un comerciante en particular, comprobando también los asientos de contabilidad.

Veamos a continuación cuáles son los diversos tipos de documentos comerciales que circulan a diario por las manos de los empresarios, comerciantes y cualquier sujeto en particular.

NOTA DE PEDIDO O DE COMPRA. Se trata de un documento mediante el cual una persona o empresa genera un pedido de compra a un comerciante; hay que tener en cuenta que el mismo no obliga a realizar la operación, sino que se trata de sólo un pedido. Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del comprador y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.

NOTAS DE VENTAS. El documento que recibe este nombre es aquel en que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprados, indicando todo con lujo de detalles: cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y más. Una vez que el pedido ha sido aceptado por el vendedor, este mismo formula la nota de venta, tomando así un compromiso de entregar los productos al comprador.

Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos.

REMITO O REMISIÓN. Es un comprobante claro que sirve para ejecutar la entrega de los bienes vendidos al comprador. La persona que recibe la mercadería deberá dejar constancia de ello, concretando así el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar.

El remito se lanza triplicado: el original, firmado por el vendedor y que se entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, y el triplicado, que permanece en la sección depósito par constancia de las mercaderías salidas.

FACTURA. Relación escrita que el vendedor entrega al comprador, detallando allí todo lo que le ha vendido. Deben estar indicadas las cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de venta. Haciendo uso de este documento, se hace el cargo al cliente y se contabiliza la deuda a favor del vendedor. Para el comprador, la factura es el documento que justifica la compra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago.

Mínimamente debe extenderse en forma duplicada: el original, que queda en poder del comprador, y el duplicado, en manos del vendedor.

NOTA DE DÉBITO. Se trata de un modo de comunicación que envía un comerciante a su cliente, donde se notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma de dinero.

NOTA DE CRÉDITO. Bajo este documento queda constatada la acreditación por parte del comerciante en la cuenta del cliente de una determinada cantidad de dinero.

CHEQUE. Se trata de una orden de pago librada contra un banco, en el cual el librador deberá depositar fondos a su orden en una cuenta corriente bancaria.

RECIBOS. Es una constancia de pago o de haber recibido tanta cantidad de dinero en calidad de. Lo genera siempre quien recibe la plata, y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.

PAGARÉ. A través de este documento, una persona se compromete a pagar a la otra.