A la hora de redactar una carta formal hay que tener en cuenta diversos factores y a veces resulta dificil decidir si algo está bien escrito o no. No sólo se le suma la presión de realizar una carta impecable, sino que la carta en sí siempre tiene un destinatario sumamente importante y el resultado de esa respuesta es lo que nos pone nerviosos. Así que hay que perfeccionar, pulir y entender bien los pasos a seguir para redactar una carta formal.
Pasos a seguir para redactar una carta formal
Primero, para escribir una buena carta formal, hay que tener en cuenta el objetivo de la misma. El tema tiene que estar bien claro y presente a lo largo de toda la redacción. Hay que escribir en tono serio, respetuoso, siempre tratando de «usted» al remitente. No hay que usar palabras coloquiales y mucho menos vulgaridades. Y, por último y lo más importante: revisar. Una carta formal está bien escrita cuando se lee y relee una y otra vez.
Por último, les dejo un ejemplo de carta realizado gracias a la página web comohacerpara.com, en donde se entiende claramente todo lo que tiene que tener una carta formal. Lo dejo textual para no modificar la intención principal de esta carta:
Bogotá, Lunes 19 de Agosto de 2013
[La fecha y lugar desde donde se redacta la carta, en margen derecho]
Sr. Director del Consorcio
Luzuriaga XXI de Bogotá
Ing. Juan López
[El cargo, la empresa y el nombre y título del receptor]
Estimado señor:
[Un saludo formal y luego una línea de separación]
Me comunico con Usted con el fin de proponerle la incorporación de un tema de suma importancia en la agenda de la próxima reunión de consorcio de nuestro edificio de departamentos, que considero es del bien común.
[En el primer párrafo indicamos con precisión la intención de la carta. En los siguientes, detallamos el problema y proponemos una solución, además de otras ideas]
Durante los últimos meses, los vecinos que no poseemos mascotas hemos tenido que lidiar con las deposiciones de los animales propiedad de otros miembros del edificio. Ya que cada quien goza de pleno derecho de tener una mascota, propongo a Usted la determinación de un espacio verde común, ubicado en la parte posterior del edificio, para que los animales hagan sus necesidades librando de malos olores e incomodidad al resto de los vecinos.
He analizado el perímetro y encontrado un espacio de césped de tamaño adecuado, donde los animales pueden ejercitarse y aliviar sus cuerpos en la zona de acceso del estacionamiento. Considero que este sitio es suficientemente ventilado, abierto y privado como para que todas las partes de este Consorcio gocemos de libertad y mejora en nuestras vidas cotidianas.
Propongo a Usted incluir el tema en la agenda, de modo de que sea debatido entre los vecinos el próximo Viernes en el encuentro mensual, además de la propuesta de multar a quienes no cumplan con el respeto de este espacio común.
Sin otro particular y a la espera de una resolución favorable a esta incómoda situación que estamos atravesando los vecinos, me despido de Usted atentamente.
[Una despedida cordial será suficiente, y luego una firma a mano con tu nombre en negritas al final de la página, orientado al margen derecho]
José García